Rõ cách kê khai thuế với nhà hàng, quán ăn không có hóa đơn đầu vào

Mua rau, thịt, hải sản từ chợ hay nông dân là thực tế phổ biến của nhiều nhà hàng, quán ăn, nhưng cũng khiến việc chứng minh chi phí khi kê khai thuế gặp khó. Ảnh: Linh Huỳnh.

Tại hội thảo “Những quy định quan trọng khi triển khai chính sách thuế mới – Thuế và hóa đơn điện tử trong thương mại điện tử và bán hàng đa kênh” do Cục Thông tin và Truyền thông Chính phủ phối hợp với Cục Thuế (Bộ Tài chính) tổ chức chiều 20/7, nhiều hộ kinh doanh nhà hàng, dịch vụ ăn uống bày tỏ băn khoăn về cách chứng minh chi phí khi mua nguyên liệu từ các nguồn không có hóa đơn điện tử.

Theo phản ánh, các nhà hàng, hộ kinh doanh thường mua thực phẩm từ nông dân, chợ đầu mối hoặc các hộ sản xuất nhỏ lẻ – những đối tượng không thuộc diện xuất hóa đơn điện tử. Trong khi đó, doanh thu lại phát sinh trên nhiều nền tảng khác nhau, khiến việc quản lý chứng từ đầu vào, đầu ra và hóa đơn trở nên phức tạp.

Giải đáp vấn đề này, ông Vũ Hồng Long, Phó trưởng Thuế TP Hà Nội, cho biết để một khoản chi được tính là chi phí hợp lệ khi xác định thu nhập chịu thuế, cần đáp ứng các điều kiện như khoản chi phải phát sinh thực tế và phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh. Tiếp đó, phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và với các khoản thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên, phải thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định.

Đối với trường hợp mua hàng từ nông dân, ngư dân hoặc các cá nhân không thuộc diện phải xuất hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh được phép lập bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ đầu vào mà không có hóa đơn để chứng minh được chi phí đã trừ trong quá trình hoạt động của mình. Bảng kê cần đầy đủ thông tin định danh về người bán, thông tin hàng hóa (số lượng, đơn giá, giá trị giao dịch).

Ngoài bảng kê, hộ kinh doanh cũng nên lưu giữ các giấy tờ liên quan như đơn đặt hàng, giấy xác nhận mua bán, phiếu giao nhận, phiếu nhập kho hoặc chứng từ thanh toán để chứng minh giao dịch thực tế.

Trả lời câu hỏi về việc quản lý chứng từ đối với các chuỗi nhà hàng có nhiều điểm bán và nhập nguyên liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bà Nguyễn Thị Cúc, Chủ tịch Hội Tư vấn Thuế Việt Nam (VTCA), cho rằng các hộ kinh doanh cần quản lý riêng từng khâu thay vì gộp chung toàn hệ thống.

Ở nguồn mua vào, không phải hạch toán chung trên cửa hàng mà phải là từng cửa hàng khác nhau. Cửa hàng có nguồn mua vào ở đâu, mua của đơn vị nào, hợp đồng như thế nào, giá như thế nào, bảng kê như thế nào… Như vậy, nguồn mua vào phải theo từng cửa hàng và thống nhất một tiêu thức về nguồn gốc mua vào, có hóa đơn và bảng kê…

Khi mua vào rồi thì phải có kho. Phải có phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và đặc biệt cửa hàng có thể điều chuyển nguyên liệu hoặc thậm chí là thành phẩm chế biến… cho những cửa hàng khác thì phải có phiếu điều chuyển vật tư, thiết bị hoặc là nguyên liệu giữa cửa hàng này với cửa hàng khác. Ở khâu bán ra, chuỗi ghi tên hóa đơn thì vẫn là chủ cửa hàng, nhưng khi bán ở cửa hàng nào thì phải ghi tên địa chỉ bán ở đó.

Theo bà Cúc, việc chuẩn hóa quy trình từ mua nguyên liệu, quản lý kho, điều chuyển hàng hóa, bán hàng đến hạch toán kế toán sẽ giúp hộ kinh doanh dễ kiểm soát hoạt động, theo dõi nguồn gốc hàng hóa và thuận tiện khi cung cấp dữ liệu cho cơ quan thuế. Các cửa hàng trong cùng một chuỗi nên áp dụng chung một hệ thống tiêu chí quản lý để việc tổng hợp dữ liệu trên phần mềm được nhanh chóng và chính xác.